Informace o ochraně vašich osobních údajů – informační povinnost podle čl. 13 GDPR

V souvislosti s nabytím účinnosti evropského obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) bychom vás rádi informovali o tom, jak nakládáme s vašimi údaji a jaká máte práva.
Za tímto účelem jsme pro vás připravili následující informace:

1. Správce osobních údajů

Aufzugswerke Schmitt + Sohn GmbH & Co KG
Hadermühle 9–15
90402 Norimberk
Tel.: +49 (9 11) 24 04-0,

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
Pan Thomas Brunner
datenschutz@schmitt-aufzuege.de

2. Účely a právní základy zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR), spolkovým zákonem o ochraně osobních údajů (nový zákon BDSG) a dalšími příslušnými předpisy ve spojení s čl. 6 GDPR.
Vaše údaje jsou zpracovávány k různým účelům. Rozsah zpracovávaných údajů se liší v závislosti na typu obchodního vztahu:

Zákazníci: Údaje uchováváme pouze v rozsahu nezbytném pro řádné vyřízení zakázky, a to na základě vašeho pověření a v souladu s čl. 6 odst. 1 první větou písm. a) a b) GDPR, za účelem plnění smluvních povinností oběma smluvními stranami.

Zájemci: Uchovávání údajů se provádí na základě čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. a) GDPR a slouží k navázání kontaktu se zájemcem. Uvedené údaje představují informace, které byly za tímto účelem předány, např. e-mailový kontakt.

Uchazeči: V rámci přijímacího řízení nám předáváte údaje, které k tomuto účelu poskytujete, a my je zpracováváme pro další použití. Tento proces probíhá bez ohledu na formu podání žádosti (písemně, elektronicky, nahráním online atd.) a je prováděn na základě čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. a) GDPR

Externí poskytovatelé služeb: Ukládání údajů se provádí na základě smlouvy o poskytování služeb uzavřené mezi zhotovitelem a zadavatelem. Jedná se pouze o údaje, které jsou nezbytné k plnění zakázky v souladu s čl. 6 odst. 1 větou 1 písm. b) GDPR.

Dodavatelé: Uchovávání údajů se provádí na základě pověření podle čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. b) GDPR pro uvedené účely, a to za účelem přiměřeného zpracování a vzájemného plnění smluvních závazků.

Zpracování osobních údajů může rovněž sloužit k plnění zákonných povinností, např. povinností uchovávání údajů podle obchodně-právních a daňových předpisů, v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Návštěvníci: Vaše údaje zaznamenáváme při registraci na našem návštěvnickém terminálu nebo na základě předběžné registrace provedené vaším kontaktním pracovníkem, a to pro následující účely:

kontrola přístupu a výkon práva na ochranu a správu objektu, ochrana areálu našeho podniku, našich zaměstnanců a obchodních tajemství
informování vašeho kontaktního pracovníka o vašem příjezdu
přehled o přítomných osobách v případě nouze (např. při evakuaci v důsledku požáru)
zpětné dohledání návštěv, např. za účelem objasnění bezpečnostních incidentů.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávněný zájem spočívá v účelech uvedených v bodech 1 až 4, zejména v zajištění bezpečnosti osob a provozu.

Kategorie shromažďovaných údajů:
jméno a příjmení, společnost, navštívený kontaktní pracovník, datum a čas příjezdu a odhlášení, číslo návštěvnického průkazu, registrační značka vozidla, podpis, e-mailová adresa.

3. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů

Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů se mohou lišit v závislosti na obchodním vztahu a rozsahu zpracování.

Interní příjemci: Příslušné údaje jsou předávány specializovaným společnostem nebo útvarům v rámci skupiny společností, které jsou pověřeny zpracováním údajů za účelem plnění závazků vyplývajících ze smluvního vztahu a dále za účelem ochrany oprávněných zájmů společnosti.

Externí poskytovatelé služeb: Vybrané údaje jsou předávány externím poskytovatelům služeb na základě smluvního vztahu, výběrového řízení, stávajícího zájmu o společnost nebo smluvního vztahu. Tito poskytovatelé služeb jsou smluvními partnery, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost a zajistit bezpečnost vašich údajů. Mezi takové poskytovatele služeb patří např. poskytovatelé IT služeb, právní a daňoví poradci, řemeslnické firmy, banky, úvěrové agentury atd.
Informaci o tom, kterým poskytovatelům byly údaje předány, získáte na základě svého práva na přístup k osobním údajům.

Další příjemci/úřady: Na základě zákonných povinností je nutné předat některé údaje dalším příjemcům a úřadům, např. finančnímu úřadu, průmyslové a obchodní komoře (IHK) / komoře řemeslníků (HWK), soudům, orgánům sociálního zabezpečení a důchodového pojištění atd.

4. Doba uchovávání údajů

Uchovávání údajů a s tím související lhůty pro jejich výmaz závisí na obchodním vztahu a na povaze údajů.

Na řadu osobních údajů se vztahují zákonné povinnosti uchovávání údajů i další právní předpisy, a proto je lze vymazat až po uplynutí stanovených lhůt.
Ostatní údaje je možné zablokovat, např. údaje o pohledávkách v systému ERP, které odkazují na jednotlivé položky pohledávek. V takových případech není výmaz možný.

Údaje o zákaznících, obchodních partnerech a poskytovatelích služeb se obecně uchovávají v souladu s archivační povinností, např. podle obchodně-právních a daňových předpisů, a jsou vymazány až po uplynutí příslušné lhůty (§ 257 HGB - německého obchodního zákoníku, § 147 ve spojení s §§ 140, 141 AO - německého daňového řádu).

Osobní údaje související s žádostmi o zaměstnání se uchovávají maximálně po dobu šesti měsíců a poté se vymažou (§ 61 odst. 1 ArbGG - německého zákona o pracovních soudech - ve spojení s § 15 AGG - německého obecného zákona o rovném zacházení).

Údaje o zájemcích o naši společnost budou vymazány po uplynutí dvou let od posledního kontaktu.

Údaje o vaší návštěvě budou automaticky smazány 3 měsíce po návštěvě. V případě vstupu do kritických oblastí budou smazány po 12 měsících od vaší návštěvy. Údaje se uchovávají pouze v případě, že jsou zapotřebí k objasnění konkrétního incidentu, a to do uzavření šetření.

Proti ukládání svých údajů můžete kdykoli vznést námitku a požádat o jejich předčasné vymazání, pokud tomu nebrání žádné zákonné ustanovení.

5. Práva subjektů údajů

V souladu s evropským obecným nařízením o ochraně osobních údajů mají subjekty údajů následující práva podle § 32 a násl. nového zákona o ochraně osobních údajů (nový zákon BDSG):

Právo na přístup k osobním údajům

Na výše uvedené adrese můžete požádat o informace o údajích, které jsou o vás uchovávány. Právo na přístup k osobním údajům zahrnuje navíc informace o tom, komu byly údaje předány a za jakým účelem (§ 34 nového zákona BDSG).
Právo na opravu, zablokování a výmaz

Kromě toho můžete za určitých podmínek požádat o opravu nebo výmaz svých údajů. Pokud však existují povinnosti uchovávání údajů podle obchodně-právních nebo daňových předpisů, nahrazuje se výmaz zablokováním údajů (§ 35 nového zákona BDSG).

Právo odvolat souhlas a právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu. Pokud vaše údaje zpracováváme za účelem ochrany oprávněných zájmů, můžete proti tomuto zpracování vznést námitku, jestliže k tomu existují důvody vyplývající z vaší konkrétní situace, které svědčí proti zpracování údajů.

6.   Právo podat stížnost

Podle čl. 77 GDPR máte možnost podat stížnost výše uvedenému pověřenci pro ochranu osobních údajů nebo dozorovému úřadu pro ochranu osobních údajů.
Dozorovým úřadem pro ochranu osobních údajů, který je příslušný pro naši společnost, je:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
P.O. Box 606
91511 Ansbach
Německo

7.   Předávání údajů do třetích zemí

Osobní údaje nejsou předávány poskytovatelům služeb mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

8.   Automatizované rozhodování

Automatizované rozhodování (včetně profilování) se nepoužívá.

9.   Aktualizace zásad ochrany osobních údajů
Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být v budoucnu upraveny, např. v důsledku změn právních předpisů. Aktuální verzi najdete na našich webových stránkách na adrese: www.schmitt-aufzuege.de/Informationspflicht